Die Herausforderung
Regulatorische Trennung nicht erfüllt
Als E-Geld-Institut unterlag SumUp strengen regulatorischen Anforderungen zur Trennung von Eigen- und Fremdmitteln. Die bestehenden Buchungs- und Abwicklungsprozesse erfüllten diese Anforderungen nur unzureichend, da operative und buchhalterische Abläufe inkonsistent waren und der gesamte Geldfluss – vom Acquirer-Settlement bis zur Händlerauszahlung – nicht vollständig regulatorisch regelkonform abgebildet wurde. SumUp benötigte eine transparente, prüfungssichere Struktur, die regulatorischen Risiken vorbeugt und gleichzeitig europaweit einheitlich funktioniert.
Die Lösung
Transparente Cashflow-Architektur
OSTHAVEN entwickelte ein konsistentes Prozessdesign, das die regulatorisch geforderte Trennung der Geldmittel vollständig sicherstellt. Dazu wurden alle relevanten Prozessschritte analysiert, neu konzipiert und mit den fachlichen Teams von SumUp abgestimmt. Der gesamte Geldfluss wurde transparent modelliert, Abhängigkeiten zwischen operativen und buchhalterischen Systemen harmonisiert und regulatorische Dokumentationsanforderungen vollständig umgesetzt. Die Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit SumUp-Teams aus mehreren europäischen Ländern, um die Regelungen gruppenweit sicherzustellen.
Das Ergebnis
Prüfungssichere und harmonisierte Prozesse
Die neu gestalteten Prozesse ermöglichten eine klare Trennung von Eigen- und Fremdmitteln und korrigierten bestehende Fehlbuchungen. SumUp konnte dem Regulator eine vollständige, prüfungssichere Dokumentation der überarbeiteten Abläufe vorlegen. Die Harmonisierung der Prozesse stärkte zudem die interne Governance, erhöhte die Transparenz im Cashflow und verbesserte die Zusammenarbeit zwischen operativen und buchhalterischen Teams. Das Projekt wurde termingerecht und erfolgreich abgeschlossen.
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